Articles sur : Gestionnaire de territoires

Bonnes pratiques : échanges avec les acteurs locaux

Bonnes pratiques & échanges


En tant que gestionnaire de territoire, vous serez amené·es à intervenir sur les structures et les services de vos partenaires. Modifications, invitations d'utilisateurs, création de services, mise à jour....

Les partenaires de votre territoire qui ont un compte sur Dora pourront voir que vous êtes administrateur ou administratrice de leur territoire. Mais ils peuvent être surpris de voir une nouvelle personne invitée sur leur structure, ou un de leur service modifié, ou encore de voir que leur nouveau numéro de téléphone a déjà été mis à jour sur le site...

Afin d'éviter tout effet de surprise, voici une liste de bonnes pratiques à appliquer dans le cadre de vos missions en tant qu'administrateurs de territoires sur Dora :

Présentez vous : votre nouveau rôle a un impact sur l'outil et son utilisation par vos partenaires. Écrivez mail à chaque partenaire inscrit (ou non) sur Dora, pour vous présenter, et expliquer votre volonté de venir en appui des structures. Cela leur permettra de vous identifier, pour faire appel à vous en cas de besoin, mais aussi de leur permettre de savoir qu'il est possible que vous réalisiez une action sur leur structure depuis Dora.
Contactez avant d'agir : vous voyez qu'une structure n'a encore aucun collaborateur inscrit ? Contactez les collaborateurs par mail avant de les inviter sur Dora. Cela leur permettra de comprendre qui les invite et pourquoi. Car ils risqueraient de prendre cette invitation pour une publicité...
Informez, par mail de préférence : les écrits restent ! Vous pourrez reprendre chaque mail envoyé à vos partenaires pour avoir l'historique des actions que vous avez réalisé, et des demandes que vous leurs avez envoyé.
Relancez : vous avez demandé à une structure de mettre à jour son offre de service et elle ne vous a pas répondu ? Pensez à relancer les administrateurs avant de prendre la main sur la mise à jour d'un service.
Téléphonez quand vous n'avez pas eu de réponse : car cela vous permet de maintenir le lien avec vos partenaires. De plus, nous sommes parfois submergés d'emails, et vos partenaires peuvent être passés à côté de vos messages. Une minute au téléphone peut souvent éviter 3 relances par mail et 15 jours d'attente...
Proposez votre aide : vous avez peut être remarqué qu'une structure a commencé à créer des services, mais ils sont encore en brouillon, et n'ont jamais été publiés ? Contactez les collaborateurs pour comprendre ce qui les freine. Puis, proposez leur de participer aux ateliers de saisie, ou faites remonter d'éventuels problèmes techniques à l'équipe Dora.
Animez votre réseau : comme vous le faites déjà aujourd'hui ! Mais le fait de voir l'ensemble des structures de votre département, celles qui sont inscrites avec des services non mis à jour, d'autres qui ne sont pas encore inscrites, ou encore des services qui ne sont plus publiés... Cela vous donne des informations supplémentaires pour mieux comprendre et connaitre vos partenaires. C'est un moyen de découvrir d'autres partenaires, ou de créer du lien avec eux. Utilisez le en organisant des rencontres entre partenaires d'une même thématique par exemple !

Mis à jour le : 03/05/2023

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